In deze blog bekijken we hoe je relevantie inzet voor een succesvolle intranetadoptie. We bespreken strategieën om je intranet af te stemmen op de specifieke behoeften van je medewerkers om zo de adoptie te verhogen.
Deze blogpost is gebaseerd op een webinarreeks verzorgd door Pascal Herreweghe, Digital Communication Expert en Customer Success Manager bij Involv, en Christiaan Lustig, Expert Interne Communicatie & Digital Employee Experience en tevens ook auteur van het boek ‘Digital employee experience‘.
1. Identificeer de doelgroepen
Voordat je je intranet effectief kunt afstemmen op je medewerkers, is het essentieel om te begrijpen wie je gebruikers zijn en welke rol ze binnen de organisatie vervullen. Veel organisaties maken de fout te denken dat hun intranet voor ‘iedereen’ is, zonder de specifieke behoeften van verschillende medewerkersgroepen in overweging te nemen.
Hier zijn enkele belangrijke groepen die je kunt onderscheiden, elk met hun eigen behoeften:
- Balie- en helpdeskmedewerkers: Deze medewerkers hebben een strak geplande werkdag en beperkte tijd voor andere taken. Ze hebben een intranet nodig dat snel en eenvoudig toegang biedt tot essentiële informatie en tools.
- Beveiligings- en cateringmedewerkers: Vaak hebben zij geen eigen werkplek of computer. Het intranet moet daarom vlot toegankelijk zijn vanaf mobiele apparaten, zodat ze zonder een vaste werkplek makkelijk kunnen communiceren en informatie kunnen raadplegen.
- Buitendienst: Voor hen is ook de mobiele toegang tot het intranet cruciaal. Ze moeten onderweg informatie kunnen raadplegen en taken kunnen uitvoeren.
- Klassieke bureaumedewerkers: Zij brengen het grootste deel van hun tijd aan hun bureau door en hebben behoefte aan toegang tot uitgebreide documenten en interne tools.
- Beleidsadviseurs en projectmedewerkers: Deze groep heeft veel bewegingsvrijheid en wisselt tussen bureauwerk en vergaderingen. Hun intranet moet flexibiliteit en toegang tot verschillende soorten informatie bieden.
- Leidinggevenden en management: Ze hebben behoefte aan tools voor vergaderingen en rapportages en hebben nood aan een snelle toegang tot bedrijfsbrede informatie.
Elke groep heeft unieke behoeften en uitdagingen. Een medewerker in de buitendienst, zoals een field engineer, heeft bijvoorbeeld mobiele toegang en offline documentatie nodig, terwijl een beleidsadviseur behoefte heeft aan uitgebreide toegang tot informatie en samenwerkingstools. Door je intranet af te stemmen op de specifieke behoeften van deze doelgroepen, creëer je een effectieve en gebruiksvriendelijke ervaring voor iedereen.
2. Ontwikkel persona’s
Een krachtig hulpmiddel om doelgroepen beter te begrijpen, zijn persona’s. Persona’s zijn fictieve representaties van je gebruikers die helpen om hun behoeften, doelen en uitdagingen in kaart te brengen.
Bijvoorbeeld: Linde, de management assistente, heeft vooral nood aan toegang tot heel wat documentatie van verschillende departementen en samenwerkingstools. Door een gedetailleerde persona te creëren voor haar profiel, kun je de intranetfunctionaliteiten beter afstemmen op haar behoeften, bijvoorbeeld met een geavanceerde zoekfunctie en eenvoudige toegang tot beleidsdocumenten.
Christiaan legt uit dat persona’s verder gaan dan demografische gegevens. Je moet ook persoonlijke voorkeuren en werkstijlen in overweging nemen. Dit maakt de persona’s concreter en relevanter voor de ontwerp- en ontwikkelingsfase van het intranet.
3. Verzamel data en analyseer de behoeften
Om accurate persona’s te ontwikkelen, moet je data verzamelen over je medewerkers. Dit kan door middel van enquêtes, interviews en andere onderzoeksmethoden. Begrijpen hoe medewerkers werken, welke uitdagingen ze tegenkomen en wat ze nodig hebben om effectief te zijn, is cruciaal voor het ontwikkelen van een intranet dat echt nuttig is.
4. Vertaal behoeften naar functionaliteiten
Met de persona’s en de verzamelde data kun je nu beginnen met het vertalen van de behoeften naar specifieke intranetfunctionaliteiten, zoals:
- Zoeken en navigeren: Zorg voor een krachtige zoekfunctie zodat medewerkers snel de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.
- Toegang en beveiliging: Ontwikkel een beveiligingsarchitectuur die ervoor zorgt dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot gevoelige informatie.
- Mobiele toegang: Voor medewerkers in de buitendienst is het essentieel om toegang te hebben tot intranetfunctionaliteiten via mobiele apparaten.
Bereik en betrek je mobiele werknemers, waar ze ook zijn, bijvoorbeeld met de mobiele app van Involv Intranet:
Christiaan Lustig benadrukt dat je rekening moet houden met de verschillende technologische voorkeuren van medewerkers. Bijvoorbeeld, de ene medewerker geeft de voorkeur aan desktoptoegang, terwijl een ander liever een tablet of mobiel apparaat gebruikt. Door rekening te houden met deze voorkeuren zorg je ervoor dat het intranet toegankelijk en gebruiksvriendelijk is op alle platforms en kom je tegemoet aan de verschillende behoeften van je werknemers.
5. Implementatie en Roadmap
Na het definiëren van de functionaliteiten is het tijd om een implementatieroadmap op te stellen. Dit omvat het plannen van welke functies in de eerste release worden opgenomen en welke later kunnen worden toegevoegd. Een duidelijke roadmap helpt bij het prioriteren van de ontwikkeling en het stellen van realistische doelen voor de lancering van je intranet.
6. Continu Verbeteren
Na de implementatie is het essentieel om voortdurend feedback van gebruikers te verzamelen en het intranet verder te verbeteren. Dit kan door middel van regelmatige gebruikersenquêtes en het monitoren van het gebruik van het intranet. Het doel is om een stapsgewijs proces te creëren waarbij het intranet steeds beter aansluit bij de behoeften van de medewerkers. Het is daarbij van groot belang om ook de effectiviteit van je interne communicatie te meten dankzij Involv.
Conclusie
Relevantie is de sleutel tot succesvolle intranetadoptie. Door het intranet af te stemmen op de specifieke behoeften van verschillende doelgroepen binnen je organisatie, kun je de betrokkenheid en het gebruik van het intranet aanzienlijk verhogen. Het begrijpen van wie je gebruikers zijn, hun behoeften in kaart brengen door middel van persona’s en data-analyse, en het vertalen van deze inzichten naar concrete functionaliteiten zijn cruciale stappen in dit proces.
Heb je vragen over hoe je deze stappen kunt toepassen in jouw organisatie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Samen zorgen we ervoor dat je intranet niet alleen functioneel, maar ook relevant en waardevol is voor al je medewerkers.