In het diverse landschap van het onderwijs, met docenten, ondersteunend personeel en een breed scala aan belanghebbenden, is doeltreffende en goed georganiseerde communicatie cruciaal voor het succes van scholen.
Een intranet, als centraal communicatieplatform, vormt de ideale oplossing om verschillende doelgroepen te bereiken, elk met hun eigen behoeften en digitale vaardigheden.
We spraken met onze klanten in scholen om te ontdekken hoe zij hun intranet gebruiken, welke functies onmisbaar zijn en bespreken enkele verrassende voordelen en toepassingen die naar voren zijn gekomen.
Dit is wat we ontdekten:
Gerichte communicatie
Afhankelijk van of medewerkers academische of ondersteunende functies bekleden, kunnen hun behoeften op het gebied van communicatie sterk verschillen.
Gerichte intranetcommunicatie vermindert niet alleen de afhankelijkheid van e-mail; ‘doelgroep targeting’ en ‘must-read’ functies zorgen er ook voor dat medewerkers alleen zien wat ze moeten zien, wat informatie-overload voorkomt en tijd bespaart.
Eventbeheer
Van sportdagen en schoolvoorstellingen tot buitenschoolse activiteiten, examens en ouder-leraarsbijeenkomsten; de schoolkalender staat bol van de evenementen.
Met behulp van een ‘Evenementen’-tool op het intranet kunnen scholen evenementen efficiënter beheren. Hiermee kunnen ze events in de schijnwerpers zetten met een speciale pagina, genodigden de kans geven om zich te registreren en ze aan hun kalenders toe te voegen, en vervolgens de aanwezigheden bijhouden.
People directory
Scholen hebben vaak veel personeelsleden die in verschillende afdelingen en onderwijsfasen werken. Een people directory biedt eenvoudige toegang tot contactgegevens, zodat docenten en personeel rechtstreeks contact kunnen opnemen met collega’s.
Medewerkers kunnen kiezen welke extra persoonlijke details ze aan hun profiel toevoegen, zoals hobby’s en interesses. Dit kan helpen om hechtere banden te smeden en een gevoel van samenhorigheid onder collega’s te bevorderen.
Studentenintranet
Niet alleen docenten en ondersteunend personeel halen voordeel uit een modern intranet. Een studentenintranet is ook een slimme manier om een positieve sfeer onder leerlingen te creëren.
Het kan gebruikt worden om lesroosters, curriculuminformatie, schoolnieuws en prestaties van medestudenten te delen. Als scholen bepaalde leerlingen de taak geven om inhoud voor het intranet te maken, kunnen ze daarmee het gevoel van trots en samenhorigheid onder de leerlingen aanmoedigen.
Documentbeheer
Of het nu gaat om schoolbeleid, curriculuminformatie, handboeken voor personeel of HR-gerelateerde documenten, intranetten bieden scholen een veilig en georganiseerd systeem voor documentbeheer. Dit bespaart kostbare tijd die anders zou worden verspild aan het doorzoeken van papieren kopieën of verouderde e-mailketens.
Door versiebeheer en toegangscontroles in te voeren, zorgen intranetplatformen ervoor dat de juiste personen de meest recente documenten kunnen vinden en bewerken.
Publicatie- en Planningshulpmiddelen
Op scholen ligt de verantwoordelijkheid voor interne communicatie vaak bij één persoon of maakt het zelfs deel uit van de taken van die persoon en dat is vaak een uitdaging.
Intranetten met een gebruiksvriendelijk contentmanagementsysteem, met functionaliteiten zoals slepen en neerzetten, paginasjablonen en planningshulpmiddelen, kunnen het maken van interne communicatiecontent veel sneller en gemakkelijker maken.
Communicatie voor medewerkers zonder online toegang
Hoewel sommige medewerkers op kantoor werken of toegang hebben tot het intranet, geldt dit niet voor veel ondersteunend personeel.
Stel je voor: jouw intranet heeft een geavanceerde digitale bewegwijzeringsoptie. Hiermee wordt intranetcontent door de hele school weergegeven, zodat ook degenen zonder online toegang op de hoogte blijven van het laatste nieuws en evenementen. Dit creëert een gevoel van betrokkenheid onder het personeel, ongeacht hun digitale toegang.
Eén van onze Involv-klanten gebruikte de Involv Cast digitale bewegwijzering om het menu voor de schoolkantine weer te geven. Zo is voor iedereen duidelijk wat er voor de lunch op het menu staat. En het beste deel? De keukenmedewerkers konden elke ochtend de verse opties toevoegen.
Digitale bewegwijzering is ook handig voor bezoekers van de school om prestaties en informatie over schoolnieuws en evenementen te delen.
Lees onze casestudy om te ontdekken hoe Kingswood School Involv Intranet gebruikt voor gerichte communicatie en minder afhankelijkheid van e-mail.
Wil je weten hoe je jouw intranet kunt gebruiken om je interne communicatie te verbeteren?
Boek vandaag nog een demo met een van onze experts voor tips en advies.