Hoe Bouwt U Een Sociaal Intranet Dat Samenwerking En Werknemers- betrokkenheid Verbetert

5 Voordelen Van Een Sociaal Intranet

1) Het verbetert kennismanagement

Een van de grootste voordelen van sociale ondernemingstools is de mogelijkheid om kennis van het bedrijf op te doen. Wanneer mensen telefonisch samenwerken, e-mailgesprekken voeren of persoonlijk vergaderen om een werkproduct te maken, wordt veel informatie van deze processen niet gedocumenteerd voor hergebruik. Notities maken is één, maar deze informatie is niet bepaald bruikbaar tenzij de hele organisatie toegang heeft en het gerelateerd is aan een stuk content of ander item.

Een sociaal intranet ondersteunt de vastlegging van deze kennis op een manier die huidige en toekomstige samenwerking faciliteert. Laten we zeggen dat een van uw verkoopmedewerkers een vraag heeft over een bepaalde verkoopmogelijkheid. Deze medewerker kan de salesmanager e-mailen en antwoord krijgen, maar dit gesprek blijft altijd ingeperkt tot twee geïsoleerde mailboxen. Ze kunnen snel even vergaderen, maar de discussie blijft dan ook gelimiteerd tot twee mensen.

Met een sociaal intranet kan de medewerker de vraag stellen in een samenwerkings-microblog, geadresseerd aan de salesmanager. Dit garandeert dat de manager het bericht ziet, maar het blijft ook zichtbaar voor anderen belangstellenden die wellicht iets kunnen toevoegen. Het gesprek is vastgelegd in een doorzoekbare plek, dat op zijn beurt transparantie verhoogt en op een efficiënte manier gebruik maakt van de ervaring van het hele team.

2) Het ondersteunt samenwerking

Sociale vaardigheden zijn nuttig in project- en teamsamenwerkingen met kleinere groepen mensen die samen, vaak in een relatief korte tijdsperiode, naar een bepaald doel toe werken. Een sociaal intranet helpt de teamleden met het delen van ideeën en zorgt voor een transparante, gestroomlijnde communicatie.

Dit soort sociale interactie is belangrijk om projecten voort te stuwen en het ontbreekt vaak in meer gestructureerde formele workflows. In een gestructureerde workflow volgen taken elkaar op een lineaire manier op, zonder veel discussiemogelijkheden. Een sociaal intranet stelt u bloot aan ideeën van mensen die in bijvoorbeeld een gestructureerd proces geen input hadden gehad. Maar sociale samenwerking is geen vervanging van formele workflows – het is een aanvulling.

3) Het maximaliseert efficiëntie

Een van de voornaamste manieren waarop een sociaal intranet de kosten verlaagt is het terugwinnen van werknemerstijd. Wanneer werknemers aan projecten werken, ontvangen zij via een sociaal intranet eerder feedback. Dit verhoogt de efficiëntie en handhaaft het momentum. Ze hoeven de werkzaamheden niet te onderbreken om te wachten op een vergadering waarin ze iedereen op één lijn kunnen brengen. Deze efficiëntie en tijdbesparing zorgen voor een snellere oplevering van projecten en projectontwikkeling.

Een goed voorbeeld van tijdbesparingen middels een sociaal intranet is een helpdesk of troubleshooting scenario. Door vragen en updates op doorzoekbare plekken te plaatsen, kunnen helpdeskmedewerkers een groter publiek bereiken en profiteren van de ervaring en kennis. U kunt uw eigen afdeling een vraag stellen en binnen seconden of minuten antwoord krijgen van een vertrouwde collega, in plaats van tijd spenderen aan een internetzoektocht waarbij een antwoord niet gegarandeerd is.

Een ander aspect van efficiëntie is de verbetering van kennisdeling door werknemers toegang te geven tot waardevolle informatie die ze anders wellicht niet zouden vinden. Facebook maakte dit concept populair: terwijl u mensen toevoegt, “leert” Facebook om relevante content en updates aan u te tonen. In een sociaal intranet vindt een vergelijkbaar proces plaats: terwijl u gesprekken voert, maakt het intranet connecties tussen mensen en gebruikt het deze connecties om relevante content te tonen.

4) Het controleert kosten

Een sociaal intranet biedt diverse kostenbesparende mogelijkheden, aanvullend op het eerdergenoemde terugverdienen van werknemerstijd en verminderen van reiskosten. Het verplaatsen van gesprekken van e-mail naar doorzoekbare plekken versimpelt het eDiscovery proces bij een audit significant en vermindert dus de nalevingskosten.

Als e-mail overbelasting een probleem is voor uw bedrijf, vermindert het verplaatsen van gesprekken en documenten naar een sociaal intranet het bedrag dat u momenteel uitgeeft aan de opslag van e-mail en documenten.

5) Het vermindert risico’s

In elke organisatie zijn er mensen die zich verzetten tegen verandering en nieuwe technologie, en een groep die het juist omarmt. De groep die de verandering niet omarmt, vertrouwt vaak op e-mail voor samenwerking. De vooruitstrevende groep weet dat er betere manieren zijn om te werken en is er actief naar op zoek – met of zonder goedkeuring van het bedrijf.

Deze techneuten vragen de ICT-afdeling wellicht om tools voor documentdeling, IM en microblogging. Als ICT deze tools niet levert, gaan ze soms op zoek naar hun eigen oplossingen zoals Google Drive of Dropbox. Het probleem met deze ongeautoriseerde oplossingen van derde partijen is dat ICT er geen controle over heeft. Dit brengt mogelijke risico’s voor het bedrijf met zich mee. Als het intellectueel eigendom of andere gevoelige informatie van uw bedrijf opgeslagen wordt in een consumentenapplicatie met een zwak wachtwoord, vormt dat een enorm risico.

De vraag is: als u geen sociaal intranet aanbiedt, welke andere tools gebruiken mensen dan om deze doelen te bereiken? Zelfs als ICT enige controle heeft, is het een dure aangelegenheid als elke afdeling zijn eigen tools en processen gebruikt. Bovenop de beheerskosten van al deze systemen en het risico dat een afdeling of team “rebelleert” met zijn eigen oplossing, zorgt het resultaat niet per definitie voor kennismanagement en transparantie.

Is Een Sociaal Intranet Iets Voor U?

Wanneer u besluit om sociale mogelijkheden te introduceren middels een bedrijfsintranet, betekent dat niet dat u alle beschikbare functionaliteiten hoeft uit te rollen. Onderzoek welke tools geschikt zijn voor uw gebruikers en bedrijfsdoelen om het meeste uit een sociaal intranet te halen.

Over het algemeen zou de implementatie van een sociaal intranet voor de meeste ICT-afdelingen geen grote uitdaging moeten vormen. U kunt echter tegen wat minder grote obstakels aanlopen, afhankelijk van uw situatie. Als uw ICT-team bijvoorbeeld minder bekend is met cloudplatformen dan zal de leercurve bij het implementeren van een sociaal intranet groter zijn, aangezien sociale mogelijkheden zoals Microsoft Yammer bijna volledig op cloudplatformen werken. Een andere potentiële uitdaging is het naadloos samenvoegen van sociale mogelijkheden met traditionele intranetfunctionaliteiten als documentbibliotheken en teamwerkplekken. Om effectief te zijn moet de oplossing voor de eindgebruikers eenvoudig en intuïtief zijn.

Overgaan naar een sociaal intranet vergt ook een aanpassing in het bestaande informatiebeheer- en beleid, om gevoelige gegevens en informatie die afhankelijk is van naleving of reguleringen in uw industrie te beschermen. Ontwikkel een beleid voor het delen en bespreken van bepaalde documenten in sociale en samenwerkingskanalen en bied begeleiding voor wat toepasselijk is in een bedrijfsomgeving.

Als u een sociaal intranet wilt implementeren zou een kant-en-klare oplossing uw eerste optie moeten zijn. Deze oplossingen zijn vooraf geconfigureerd voor snellere, eenvoudigere implementatie en geoptimaliseerd voor gebruiksvriendelijkheid. Microsoft heeft deze kant-en-klare oplossingen recentelijk uitgerold, als aanvulling op platformen die u wellicht al gebruikt zoals Office 365 en SharePoint Online.

Hoewel een sociaal intranet geen grote technische uitdagingen zou moeten bieden, is gebruikersadoptie voor sommige organisaties een obstakel. Vaak gaan bij de uitrol van een nieuw samenwerkingsplatform veel mensen het initieel gebruiken, maar haken ze daarna af. Zonder doorlopende gebruikersadoptie sterft de implementatie uiteindelijk.

Het behouden van adoptie is essentieel voor een succesvol sociaal intranet. Ook al zijn de sociale functies intuïtief voor iedereen die persoonlijk social media gebruikt, kunt u geen “bouw het en ze zullen komen” mentaliteit hanteren.

Het is belangrijk om uw bedrijfsdoelen en gebruikssituaties te definiëren met een sociaal intranet. Het ene bedrijf concentreert zich op het gebruik van sociale technologie om de cultuur en identiteit te ontwikkelen, met een Facebook-achtig uiterlijk dat mensen helpt met netwerken en samenwerking in de organisatie. Een ander bedrijf houdt zich wellicht meer bezig met een sociaal intranet om de kennis en context van werkgesprekken vast te leggen die offline en via e-mail gevoerd worden.

Het definiëren van uw gebruikssituatie en hoe dit toe te passen op uw bedrijf is een belangrijke eerste stap voor zinvolle gebruikersadoptie. Zorg ook dat u solide verandermanagementprincipes hanteert om werknemers aan boord te krijgen op het nieuwe platform en te voorkomen dat ze terugkeren naar oude gewoontes. Activiteiten van verandermanagement zijn training, luisteren naar feedback, en het aanwijzen van interne “vaandeldragers” die helpen bij het creëren van momentum.

Om het meeste rendement te halen uit de technologie-investering, moeten mensen het nieuwe intranet willen gebruiken. Wanneer medewerkers staan te trappelen om een platform te gebruiken dat efficiëntie en kennismanagement verhoogt, terwijl het kosten en risico’s verlaagt, bent u op de goede weg om diverse bedrijfsdoelen te realiseren; van betere klantenservice tot snellere productontwikkeling en van meer creativiteit tot een kortere marktintroductietijd.