7 cruciale vragen die u moet stellen voor u start met SharePoint

Als er iets is dat ik tijdens mijn carrière als SharePoint specialist heb geleerd, is het dat geen enkele SharePoint implementatie hetzelfde is. Er zijn verschillen op het gebied van content, structuur, tijdsduur, urgentie en zelfs enthousiasme. Tijdens de vele gesprekken die ik heb gevoerd met nieuwe klanten en geïnteresseerden heb ik echter ook vele overeenkomsten geïdentificeerd. Dit zijn zaken waar ik tegenwoordig specifiek rekening mee houd. Het vergroot de kans op succes voor alle betrokken partijen.

Sterker nog: deze zaken neem ik mee bij elke nieuwe uitrol die ik uitvoer. Het is voor mij uitermate belangrijk om met de klant op één lijn te zitten voordat ik begin met de SharePoint implementatie. Dit leerproces is dan ook uitermate waardevol geweest en in dit artikel deel ik de volgende 7 vraagstukken waar ik op let bij een nieuwe SharePoint implementatie.

• Wat is het bedrijfsprobleem?
• Wat is het doel?
• Waar is de content en hoe is het georganiseerd?
• Hoeveel bestanden zijn er?
• Welke content migreren we?
• Wie krijgt toegang?
• Hoe gaat SharePoint gebruikt worden?

1. Wat is het bedrijfsprobleem? 

Elk bedrijf heeft een reden waarom ze een migratie naar SharePoint overwegen. Negen van de tien keer ligt er een bedrijfsprobleem ten grondslag aan deze keuze. Of het nu gaat om procesautomatisering, een centrale opslag voor bestanden en documenten, versiebeheer, samenvoegen van opslagplaatsen, de mogelijkheid tot extern delen of een combinatie; het is belangrijk om de reden achter de keuze te begrijpen. U moet volledig helder hebben welk probleem de eindgebruiker heeft en hoe SharePoint dit gaat oplossen. Dit vormt naar mijn mening de kern van elke SharePoint implementatie. Zonder hier absolute duidelijkheid over te hebben, heeft het geen zin om verder te gaan.

2. Wat is het doel? 

Uit het definiëren van het bedrijfsprobleem vloeit het volgende punt voort: het bepalen van het doel of doelen van de SharePoint site. Welke afdelingen van het bedrijf gaan op welke manier SharePoint gebruiken? Wat is het zakelijke doel van elke afdeling? Het antwoord op deze vragen helpt u bij het neerzetten van een structuur van de SharePoint site. De afdeling ICT kan bijvoorbeeld behoefte hebben aan zowel een afgesloten gedeelte voor interne kennisdeling, als een openbaar gedeelte om bedrijfsbrede aankondigingen te doen. Hetzelfde geldt voor HR; er kan behoefte zijn aan een medewerkersportaal maar ook aan een intern communicatieplatform bedoeld voor alleen de afdeling HR. En hoe zit het met projectmanagement? Welke afdelingen zijn hierbij betrokken? Zorg dat u het doel van de implementatie duidelijk voor ogen heeft.

3. Waar is de content en hoe is het georganiseerd?

Het bedrijf heeft in de meeste gevallen bestaande content. Het is zaak om erachter te komen waar de content op dit moment opgeslagen is. Deze informatie is essentieel bij het ontwikkelen van een migratieplan en het bepalen van de structuur van de SharePoint site. Bij een doorsneebedrijf zal er content afkomstig zijn van laptops, het interne netwerk, een fileshare, Dropbox, Outlook en meer opslagplekken. Denk ook aan bedrijfstaken, gebruikt het bedrijf op dit moment bijvoorbeeld een programma als MS Project?

Kijk niet alleen naar de locatie van de content, maar ook naar de structuur en organisatie. In vele gevallen zal het overgrote deel van de content in een interne mappenstructuur staan. Niet alleen de structuur is belangrijk, maar ook bijvoorbeeld de namen van de mappen. Hieruit kunt u al vroegtijdig conclusies trekken over de benodigde metadata per bestand en dit meenemen in het ontwerp van de SharePoint site. Zijn de mappen georganiseerd per klant, per medewerker, per project, per leverancier of op een andere manier? Trek daaruit conclusies.

4. Hoeveel bestanden zijn er?

Het namaken van een bestaande fileshare in SharePoint is niet altijd een goed idee. Ik zie regelmatig fileshares met meer dan 30.000 bestanden. SharePoint heeft limieten op het gebied van bestandsopslag per sitecollectie, per documentbibliotheek, per lijst, enzovoorts. Het is daarom enorm belangrijk om het aantal bestaande bestanden goed te documenteren en de structuur van de SharePoint site hierop aan te passen. Het is niet ondenkbaar om de bestanden op te splitsen in diverse sites en bibliotheken.

5. Welke content migreren we?

Nadat u de opslagplaats, de hoeveelheid en het karakter van de huidige content in kaart heeft gebracht, is het belangrijk om te onderzoeken welke content er gemigreerd moet worden naar SharePoint. Het is lang niet altijd zo dat alle content overgeplaatst wordt, maar het komt ook niet vaak voor dat een organisatie met een compleet schone lei begint. Het antwoord ligt vaak in het midden. Het proces begint dikwijls nog vóór de daadwerkelijke implementatie met het opschonen van de bestaande fileshare.

6. Wie krijgt toegang?

Een zeer belangrijk vraagstuk is de vraag wie er toegang krijgt tot welk onderdeel van de SharePoint site. Dit heeft niet alleen te maken met het optimaliseren van bedrijfsprocessen, maar bovenal met het veiligheidsaspect van SharePoint. Uit de praktijk blijkt dat de beveiliging in SharePoint het beste op siteniveau ingesteld wordt. Welke gebruikersgroepen zijn er nodig en welke rechten heeft elke groep? Lezen, Bijdragen, Volledig Beheer of zelfs een combinatie?

De vraag wie géén toegang heeft tot de site of onderdelen van de site is minstens zo belangrijk. In SharePoint worden veiligheids- en toegangsinstellingen 1-op-1 overgenomen van de bovenliggende site. Door goed te begrijpen wie geen toegang mag hebben tot bepaalde content, kunt u identificeren welke behoefte er bestaat aan unieke machtigingen per gebruiker of groep.

Dan is er ook nog de vraag of er content gedeeld moet worden met externe partijen. Als dit het geval is, dan is het vanuit veiligheidsoverwegingen aan te raden om een nieuwe sitecollectie te maken die compleet losstaat van de “interne” sitecollectie (intranet). Het is voor de meeste bedrijven een nachtmerrie om ook maar het risico te lopen dat er interne gegevens op straat komen te liggen. Zorg dus dat hier absoluut duidelijkheid over bestaat.

7. Hoe gaat SharePoint gebruikt worden?

SharePoint is meer dan een harde schijf op het netwerk of een klassieke fileshare. Echter zijn de mogelijkheden om bestanden te delen en documenten op te slaan slechts het topje van de ijsberg. SharePoint kan allerlei soorten content opslaan zoals lijsten, kalender items, taken, contacten enzovoorts. Zijn er eisen op deze gebieden? Dit heeft invloed op de functionaliteiten die u meeneemt in de uitrol van SharePoint.

Ik kan alleen voor mijzelf praten, maar tegenwoordig start ik pas een SharePoint implementatie als ik een duidelijk antwoord heb op deze 7 vraagstukken. Uiteraard voer ik de implementatie vervolgens gefaseerd uit.