Tips voor meer resultaat uit uw interne e-mailcommunicatie

Hoewel er veel toepassingen en hulpmiddelen bestaan om de interne communicatie te vergemakkelijken, blijkt uit recente gegevens dat e-mail in de meeste organisaties HET primaire kanaal blijft.

Met name de laatste twee jaar is het gebruik van e-mail sterk toegenomen. De cijfers zijn daar het bewijs van.

• Interne communicatoren verstuurden in 2020 72% meer e-mails dan in 2019.
• Werknemers lazen in 2020 44% meer e-mailminuten en klikten op 82% meer links.
• 71% van de interne communicatoren vertrouwde tijdens de pandemie meer op e-mail.
• 95% van de interne communicatoren gaf aan dat e-mail het primaire communicatiekanaal was.
• E-mail metrics staan in de top 3 interne communicatie KPI’s voor 2020.
• 77% van de werknemers geeft de voorkeur aan e-mail voor het werk, vergeleken met 23% van de werknemers die voor e-mailtoepassingen kiezen.
• De algemene betrokkenheid van de werknemers bij het medium is met 71% toegenomen.

Het is overduidelijk dat e-mail niet zal verdwijnen. Het is niet alleen een doeltreffende, maar ook goedkope manier gebleken om met het personeel te communiceren.

Uit studies blijkt dat communicatoren in bedrijven goede intenties hebben gehad. Zij doen inspanningen om in deze uitdagende tijden met elkaar in contact te komen. De keerzijde is dat er vaak een gevoel heerst van e-mailoverbelasting.

Volgens een McKinsey-studie besteedt de gemiddelde werknemer 28% van zijn werkweek aan het lezen en beantwoorden van e-mails, terwijl 39% van zijn werktijd wordt besteed aan echte werk gerelateerde taken. “60% van het werknemerspubliek zal hiervan 77% lezen. Van de ontvangers die het bericht openen en niet negeren, zal 20% de inhoud doornemen en daarbij minder dan 30% lezen.”

De uitdaging voor interne communicatoren is om de betrokkenheid van werknemers te vergroten door de inhoud van interne e-mails boeiender te maken.

Hoe voorkomt u dat berichten door werknemers worden genegeerd? Wat maakt dat mensen de informatie openen en lezen?

Houd deze tips in gedachten wanneer u uw volgende interne e-mail verstuurt.

Uw collega’s hebben het druk. Ze hebben gewoon geen tijd om een lange e-mail te lezen. Probeer uw boodschap dus kort en bondig te houden.

Volg het advies van enkele copywriters: Schrijf in regels, niet in alinea’s. Dit maakt uw inhoud gemakkelijker en sneller te lezen.

Als u veel te vertellen hebt, of als het een belangrijke aankondiging is met veel details, bedenk dan hoe u de boodschap kunt vereenvoudigen. Gebruik bijvoorbeeld opsommingstekens en tussenkopjes om uw inhoud te presenteren. Voeg, indien mogelijk, een link toe naar de presentatie of het artikel met een meer diepgaande uitleg.

Hoe zit het met de lengte van het bericht? Gebruik deze statistiekinformatie “111 woorden is de lengte van het bericht waarbij 49% van de mensen zal stoppen met lezen” – als een benchmark.

De meesten van ons ontvangen iedere dag tonnen e-mails. Vermijd het versturen van meerdere berichten op een dag en zorg ervoor dat de juiste berichten het juiste publiek bereiken.

Mensen negeren e-mails als ze overbodig, onbelangrijk of irrelevant voor hen zijn.

Een best practice is om uw publiek te segmenteren en te beginnen met het maken van gerichte, gesegmenteerde berichten. Door dit te doen, zult u een toename in e-mail betrokkenheid zien.

Het spreekt voor zich dat de onderwerpregel zeer belangrijk is, aangezien die een enorme impact heeft op de open rate van uw bericht.

Nogmaals, aangezien uw collega’s elke dag veel e-mails ontvangen, moet u ervoor zorgen dat uw e-mails hun aandacht trekken met een goede onderwerpregel. Hier volgen enkele tips voor het schrijven van een doeltreffende onderwerpregel voor een interne e-mail.

• Hou het kort en krachtig. Studies hebben aangetoond dat e-mails met een onderwerpregel tussen 6 en 10 woorden de hoogste open rate hebben.
• Maak het persoonlijk. Bijvoorbeeld, welke onderwerpregel voor een e-mail zou volgens u een hogere open rate krijgen? A) Nieuw beleid of B) Nieuw beleid dat gevolgen heeft voor u, {Naam}!
• Zorg ervoor dat uw e-mails correct worden weergegeven op mobiele apparaten.
• Maak uw e-mails actiegericht door actiewerkwoorden te gebruiken, vragen te stellen of urgentie te creëren
• Test verschillende onderwerpregels.

Visuele inhoud is veel boeiender dan tekst. Overweeg daarom om vaker beeldmateriaal te gebruiken in uw interne e-mails.

Presentaties, afbeeldingen, video’s of infographics zijn allemaal uitstekende vormen van visuele inhoud die u kunt gebruiken in uw communicatie.

Het gebruik van video voor interne communicatie wordt sterk aanbevolen, aangezien kijkers waarschijnlijk 95% van een boodschap onthouden bij het bekijken van een video, vergeleken met 10% bij het lezen van tekst. U kunt video-inhoud gebruiken voor onboarding, opleiding, updates en aankondigingen van het management, etc.

Heeft u moeite om nieuwe ideeën of onderwerpen te bedenken voor uw personeelsnieuwsbrief?

Het opnemen van een werknemersenquête in de interne e-mail kan een geweldige manier zijn om meer ideeën te genereren. Vraag werknemers wat hen interesseert, of wat ze echt willen lezen. Uw werknemers zijn een bron van ideeën en suggesties om te delen.

Overweeg een bonus aan te bieden aan iedereen die een idee aandraagt. Dit zal helpen om een cultuur te bevorderen waarin ideeën worden gedeeld in uw organisatie.

Open rate, click-through rate en click-per-open rate zijn belangrijke meetgegevens voor e-mailcommunicatie. Volg en analyseer deze gegevens regelmatig om de prestaties van uw interne e-mails te verbeteren. Pas bijvoorbeeld de timing en frequentie van uw e-mails aan om hun doeltreffendheid te optimaliseren.

Ter informatie: dit zijn de gemiddelde interne e-mailstatistieken per werknemersgrootte in het Ragan 2021-rapport.

Een andere mogelijkheid is een periodieke werknemersenquête om na te gaan hoe goed uw e-mails worden ontvangen en gelezen. Geef uw collega’s de kans om hun feedback en gedachten te delen.

In de meeste organisaties gebruiken werknemers verschillende hulpmiddelen en toepassingen om te communiceren en samen te werken. Daarom is het belangrijk dat deze technologieën goed geïntegreerd zijn en naadloos met elkaar kunnen samenwerken.

Als u al Outlook gebruikt voor e-mail, is het Involv-intranet een uitstekende intranetoplossing voor uw werknemers en uw organisatie.

De integraties met Microsoft 365-toepassingen zijn fantastisch. Zo kunnen gebruikers bijvoorbeeld hun inboxen rechtstreeks vanuit het intranet raadplegen. Involv stelt intranetbeheerders ook in staat om e-mailmeldingen naar de inbox van werknemers te sturen zonder het platform te verlaten.

Kom meer te weten over Involv intranet en hoe het u kan helpen uw interne communicatie te verbeteren. Plan uw gratis demonstratie.

(image: Freepik)