Maak uw virtuele interne evenementen aantrekkelijker met deze tips

Nu steeds meer organisaties de overstap maken naar een hybride werkplek, is het waarschijnlijk dat de toekomst van bedrijfsevenementen vooral virtueel zal zijn.

Voor veel communicatie verantwoordelijken brengt het plannen en organiseren van virtuele evenementen meer uitdagingen met zich mee dan het organiseren van live evenementen. Vooral nu velen van ons last hebben van ‘zoom fatigue’.

Hoe kunt u werknemersparticipatie dan stimuleren? Hoe gaat u de dialoog aan met het publiek? Wat zijn de best praktices?

In deze blogbijdrage delen we 4 tips die u helpen om succesvolle interne evenementen op te zetten.

Eerst en vooral moet u ervoor zorgen dat iedereen zonder problemen aan uw evenement kan deelnemen. Houd rekening met de voorkeuren van uw werknemers, inclusief hoe, wanneer en waar ze het evenement zullen bijwonen.

Allereerst de vraag hoe. Zullen uw werknemers deelnemen via mobiele telefoon, desktop of persoonlijk? Voorzie werknemers en sprekers van de juiste technologie en tools, zodat iedereen gemakkelijk en naadloos toegang heeft.

Ten tweede, wanneer gaan ze deelnemen? Live of on-demand? We hoeven mensen niet altijd te vragen om live aan het evenement deel te nemen. Bij on-demand evenementen kunt u nog steeds een zeer goede opkomst en betrokkenheid krijgen. Als het evenement waardevol is, zullen de mensen bij u terugkomen met vragen en ideeën.

Tot slot, waar nemen ze deel aan het evenement? In-person of op afstand? Het lijdt geen twijfel dat evenementen op afstand veel voordelen hebben, zoals geen reiskosten, flexibiliteit voor de werknemers, geen beperking van het aantal deelnemers, enz.

De meesten van ons hebben een volle agenda en geen tijd om evenementen van een hele dag bij te wonen, vooral als ze virtueel zijn. Lang naar een scherm staren is vermoeiend. Daardoor verslapt de aandacht van uw deelnemers al snel.

Overweeg om uw evenementen in hapklare brokken op te delen, om de betrokkenheid van uw werknemers te maximaliseren.

Werk ook nauw samen met de sprekers en coach hen over hoe ze hun boodschap beknopt kunnen houden en op een authentieke en boeiende manier kunnen brengen.

Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk communicatie voor en na het evenement is. Het helpt om enthousiasme op te bouwen, verhoogt het aantal deelnemers en maximaliseert de betrokkenheid.

Betrek uw werknemers bij het event. Vraag hen wat ze nodig hebben of waarover ze willen praten en ontwerp de inhoud rond hun behoeften. Dit geeft uw werknemers het gevoel dat zij erbij horen en dat zij worden gehoord. Zij zullen meer betrokken zijn bij het evenement.

Denk er ook aan dat het evenement niet eindigt wanneer het voorbij is. Het is belangrijk om het gesprek na het evenement voort te zetten en ervoor te zorgen dat de zaken dienovereenkomstig worden opgevolgd.

Veel communicatie verantwoordelijken raken gestrest over de vraag hoe ze hun evenement goed kunnen laten verlopen. Ieder van ons wil een eersteklas evenementervaring afleveren voor iedereen, inclusief werknemers, sprekers en management. Er ontstaat dus makkelijk een overweldigend gevoel door die verwachtingen.

Moderne technologie en tools zijn daarbij een grote hulp. Het is geweldig als uw organisatie die heeft. Maar uiteindelijk zijn mensen vooral geïnteresseerd in de inhoud van het event.

Dus, maak u geen zorgen over de productie van het evenement. Besteed in plaats daarvan uw tijd aan de inhoud en hoe u de ervaring authentiek en zinvol maakt.

Lees meer over Involv intranet en hoe het u kan helpen uw interne communicatie te verbeteren. Plan uw gratis demo.

(image: Freepik)