Waarom ik NIET alleen gebruik maak van standaard SharePoint

Hoewel ik de benadering van veel SharePoint-consultants respecteer, vind ik als interne communicatiespecialist met een technische achtergrond (bachelor in toegepaste informatica en master in IT-management) dat je kansen laat liggen als je louter vertrouwt op de standaardfunctionaliteiten van SharePoint.

Hieronder geef ik 10 redenen waarom ik het niet eens ben met de aanpak van “alleen maar standaard SharePoint“:

1. Kost

Ja, je betaalt al voor Microsoft 365, en SharePoint zit omvat in je abonnement. Maar SharePoint  kan niet de volledige intranetcommunicatie bieden die teams vereisen.

Om een intranet te bouwen met SharePoint hebben we twee keuzes: we kunnen een dure en tijdrovende maatwerkoplossing laten maken, of we kiezen voor een betaalbare externe oplossing zoals Involv. Met Involv krijg je wat je nodig hebt zonder dat het een fortuin kost. Het is een kosteneffectieve oplossing met alle benodigde functionaliteiten inbegrepen.

2. Expertise 

Ervaren SharePoint-consultants zijn zeldzaam en duur. Vaak willen die consultants ook niets weten van externe tools. Het is alsof je besluit al je kleren met de hand te wassen, of dat je van SharePoint On-Premise naar Online gaat zonder Sharegate te gebruiken – het is totaal niet efficiënt en erg duur.

Daarnaast draait een succesvol intranet bouwen niet alleen om technische kennis; het gaat erom dat je begrijpt hoe mensen met elkaar communiceren, samenwerken en informatie gebruiken. Een SharePoint-consultant kan wel goed zijn met Microsoft-tools, maar mist misschien juist die specialistische kennis die zo belangrijk is voor een optimale ervaring.

3. Garantie en Ondersteuning

Microsoft-ondersteuning is ideaal voor technische problemen, maar helpt niet om adoptie te bevorderen, de prestaties te verbeteren of complexe uitdagingen op te lossen. Het team van Involv staat wel voor je klaar om te zorgen dat je intranet perfect is afgestemd op wat jij nodig hebt. Het geeft gemoedsrust om te weten dat je continu op hun hulp kan rekenen.

4. Training 

Laten we eerlijk zijn, de standaardversie van SharePoint is niet bepaald gebruiksvriendelijk, en dat is ook de reden waarom niet iedereen het even snel oppikt. Involv pakt dit aan met een intuïtieve interface en gebruiksvriendelijke functies, waardoor mensen vanaf dag één al meer betrokken zijn. Bovendien komt Involv met bewezen methodes, video tutorials en handleidingen speciaal voor communicatieprofessionals, niet voor de IT’ers.

5. Mobiele Apps 

Terwijl standaard apps vaak voldoende zijn voor kleine bedrijven, hebben grotere organisaties iets geavanceerder nodig. Involv werkt naadloos samen met SharePoint Online en heeft ook een handige mobiele app met nuttige functionaliteiten. Zo blijft je personeel altijd en overal verbonden en goed geïnformeerd, op elk apparaat.

De mobiele app is een belangrijk onderdeel van de intranet ervaring die je creëert, en daarom integreren we alles in één oplossing. Het biedt een ervaring die meer is dan alleen de Teams- of SharePoint-app ontwikkeld door Microsoft.

6. Nieuwe Functionaliteit

Ik ben het eens dat Microsoft regelmatig nieuwe functies toevoegt. Daarom is Involv ook gebaseerd op het SharePoint-ecosysteem, zodat het kan meegroeien met elke update en steeds de nieuwste trends volgt. Zo blijft het voldoen aan de veranderende behoeften van vandaag.

Microsoft richt zich op de basisbouwstenen die voor iedereen werken, maar de behoeften op het gebied van communicatie veranderen voortdurend, zeker wanneer organisaties groeien. Uitsluitend vertrouwen op standaard SharePoint betekent achter de feiten aanlopen en altijd een paar stappen achterlopen op je concurrenten.

7. Wijzigingen door Microsoft

Consultants kunnen geen continuïteit garanderen met de constante updates van SharePoint. Hun manier van werken, waarbij je louter betaalt voor de tijd en diensten, maakt je kwetsbaar. Het model van Involv is afgestemd op langetermijndoelen, waardoor de functionaliteit ook na Microsoft-wijzigingen wordt gewaarborgd.

8. Impact van Power Automate/Power Apps

9. Vlakke informatiearchitectuur

De vlakke architectuur van SharePoint kan aangepaste oplossingen beperken, maar de licenties van Involv zorgen ervoor dat elke functie beschikbaar is op al uw sites, waardoor de consistentie en functionaliteit binnen uw hele intranet behouden blijft.

10. Tijd

We werken dagelijks met communicatieprofessionals, dus we weten hoe kostbaar tijd is. Vergeet weken of maanden ontwikkeling. Involv kun je binnen een paar dagen installeren en instellen. Je intranet is snel operationeel, zodat jij je kunt richten op communiceren in plaats van configureren. Je hoeft niet wekenlang te worstelen met SharePoint. Involv zorgt dat je die belangrijke tijd kan spenderen aan wat echt telt.

Samengevat:

• Standaard SharePoint voldoet niet aan geavanceerde communicatiebehoeften. Een third-party oplossing zoals Involv is noodzakelijk.
• Involv wordt sneller ingezet dan maatwerkoplossingen voor een snelle opstarttijd.
• Het Involv team is gespecialiseerd in interne communicatie en stemt intranetten af op specifieke behoeften, in tegenstelling tot SharePoint-consultants.
• Involv’s intuïtieve functies verhogen betrokkenheid en adoptie meer dan SharePoint.
• Involv biedt naadloze integratie met SharePoint en heeft een handige mobiele intranet app
• Involv wordt bijgewerkt samen met Microsoft en integreert de nieuwste trends.
• Involv zorgt voor de correcte werking van je intranet ondanks de constante veranderingen van Microsoft.
• Het licentiemodel van Involv garandeert consistente functies op alle sites.

Een gezamenlijke aanpak met zowel SharePoint als Involv zorgt voor een technisch sterk en boeiend intranet dat afgestemd is op communicatie-doelstellingen.

Conclusie

Hoewel ik stellig geloof dat de standaard SharePoint tekortschiet voor communicatieprofessionals, pleit ik er niet helemaal tegen. Het is een prima startpunt, vooral voor kleinere organisaties. Maar je loopt al snel tegen de beperkingen aan, omdat Microsoft vooral bouwstenen levert voor consultants, en niet zozeer kant-en-klare oplossingen die helemaal zijn afgestemd op de behoeften van communicatieteams. Standaard SharePoint en oplossingen zoals Involv Intranet kunnen heel goed samenwerken om een top intranet te creëren.

SharePoint-consultants brengen onmisbare technische kennis mee, wat zorgt voor een stevige basis. Tegelijkertijd hebben communicatieprofessionals een diepgaand inzicht in wat werknemers nodig hebben en kennen ze de kneepjes van contentstrategie en engagement tactieken, allemaal essentieel voor een actieve intranet community.

Involv Intranet verbindt deze twee werelden. Het geeft communicatieprofessionals de middelen om hun intranet te beheren met weinig maatwerk, terwijl het SharePoint-consultants een aanpasbaar platform biedt dat perfect aansluit bij de behoeften van de organisatie. Zo bouwen ze een stevig, toekomstbestendig intranet dat meegroeit met de organisatie.

Involv is meer dan alleen een tool voor communicatieprofessionals. Het is een katalysator voor samenwerking. Het stelt zowel technische experts als communicatieprofessionals in staat om een intranet te ontwikkelen dat werknemers verbindt, de betrokkenheid vergroot en de bedrijfsresultaten een boost geeft.