Wat er nodig is om een geweldig intranet te maken

Ik weet nog goed de dag dat mijn ex-baas ons een link stuurde met een nieuwe marketing tool.

Hij wou dat we hier gebruik van gingen maken maar kon ons niet vertellen waarom of hoe deze tool ons zou kunnen helpen ons werk beter te doen.

We testten deze tool, maar merkten al snel dat de tools die we reeds gebruikten gelijkaardige functionaliteiten hadden. De huidige tools voelden comfortabeler aan omdat we gewoon waren deze te gebruiken.

We voelden ons productiever wanneer we geen tijd moesten spenderen aan het ontdekken van de nieuwe tool, dus stopten we met het gebruik ervan.

Wanneer ik het bedrijf verliet was de nieuwe applicatie gewoon terug een betalende applicatie die stof aan het verzamelen was.

Wanneer we praten over een intranet kan je dit voorbeeld toepassen. Een intranet dat ontworpen is om werknemers te vertellen wat het management wilt, en niet om belangrijke informatie weer te geven voor de werknemers zelf, zal door niemand gebruikt worden.

Een intranet wordt gebouwd voor iedereen binnen de organisatie. Het is eigendom van alle werknemers, niet van één persoon of team. Wat ik hierbij wil benadrukken is de werknemersbetrokkenheid bij een intranetproject. Waarom, wanneer en hoe zijn jouw werknemers betrokken? Lees alles wat er nodig is om een prachtig intranet voor jouw werknemers op te zetten.

Betrek jouw werknemers vanaf de planningsfase

Jij bent de beheerder van het intranetproject en alle werknemers zijn de gebruikers. Daarom moeten alle werknemers betrokken worden in het bouwproces. De eerste stap is weten wat de noden en pijnpunten zijn van jouw werknemers. Dit kan je makkelijk te weten komen door een rondvraag of enquête te lanceren. In deze enquête kan je eveneens mensen motiveren om ideeën te delen voor potentiële oplossingen. Deze antwoorden kunnen zeer handig zijn wanneer je verschillende functionaliteiten selecteert voor jouw intranet.

Tip: Nadat je de nodige informatie hebt verzameld, is het aangewezen te overleggen met een intranet expert zoals Involv om te begrijpen hoe je alles in mekaar kan zetten voor jouw intranet.

Zorg voor een aantrekkelijk en herkenbaar ontwerp

Je wil geen eten proeven dat er niet lekker uitziet, nietwaar? Naast de functionaliteiten is de “look and feel” van een intranet zeer belangrijk. Zaken zoals de kleuren, het thema, de structuur, navigatie, enz… hebben een grote impact op de snelheid waarmee jouw bezoekers het intranet zullen adopteren. Mijn advies is dat het ontwerp de externe website en merk moeten reflecteren zodat werknemers zich snel aanpassen. Hou het visueel aantrekkelijk, makkelijk te navigeren, gebruiksvriendelijk en leuk om mee te werken.

Lees deze 6 tips om een intranet te bouwen waar jouw werknemers gek op zijn.

Tip: het kant-en-klare intranet Involv maakt het zeer makkelijk om de juiste look te creëren dankzij de ingebouwde templates en de “drag & drop” editor.

Vernieuw steeds de planning

Wanneer zal het intranet gelanceerd worden? Hoe zal het de huidige problemen oplossen? Wie zal de inhoud voorzien en wat is hun rol? Zijn er nieuwe ontwikkelingen? Deze informatie moet gecommuniceerd worden naar alle werknemers. Hou je werknemers up-to-date aangaande het bouwproces. Door dit te doen maak je duidelijk dat het intranet voor hen is gebouwd.

Tip: Een leuke manier om mensen warm te maken voor het komende intranet is om wat ophef te maken door een wedstrijd of beloning bekend te maken. Je kan bijvoorbeeld een wedstrijd lanceren om de naam van het intranet te kiezen.

Laat de dag van lancering niet ongemerkt voorbijgaan. Een klein feestje gevolgd door een sessie om werknemers de werking van het platform te tonen is een goede manier om het intranet te lanceren.

Voorzie een aangepast begeleidingsprogramma

Ik kan het niet genoeg benadrukken; het intranet is gebouwd voor iedereen binnen het bedrijf. Om er zeker van te zijn dat iedereen er maximaal mee bezig is zal 1 trainingssessie echter niet genoeg zijn. Er zijn verschillende type werknemers, met elk een ander niveau van vaardigheden. Sommige mensen zullen er naar toe getrokken worden als een eend naar water, anderen zullen het een moeilijke ervaring vinden. Het is belangrijk om aangepaste training voor verschillende groepen werknemers te voorzien, gebaseerd op hun job en vaardigheidsniveau

Hou het steeds nieuw en up-to-date

Hoe kan je er zeker van zijn dat jouw werknemers het intranet dagelijks gebruiken? Het vereist een serieuze inspanning om het intranet continu te voorzien van nieuwe en boeiende inhoud. Je kan best na de lancering een intern communicatieplan opstellen om interessante inhoud te creëren en de betrokkenheid te vergroten.

Tip: Wijs één persoon per departement aan (of een werknemer die veel interesse toont in het intranet) en breng ze binnen het beheerdersteam van het intranet. Je kan hen training  geven om boeiende inhoud te voorzien en zo de adoptie te versnellen. Anders gezegd, zij zijn de link naar de eindgebruikers. Hun enthousiasme zal aanstekelijk werken en zo anderen rond hen aanmoedigen om het platform nog meer te gaan gebruiken.

Het is ook essentieel om continu feedback te krijgen van jouw werknemers en aanpassingen en veranderingen te doen waar nodig. Hierdoor zal je jouw werknemers tonen dat zij een stem hebben binnen de organisatie en dat ze een gedeelde verantwoordelijkheid hebben voor een goede werkomgeving.

Meet regelmatig het succes van het intranet

De levensduur van jouw intranet is afhankelijk van de ROI. Indien je jouw intranet wil updaten met nieuwe functionaliteiten en features zal je concrete cijfers nodig hebben om het management te kunnen overtuigen. Om dit te doen zal je een lijst van intranet KPI’s nodig hebben die goedgekeurd zijn door het management team in de planning fase. Deze kunnen zijn: aantal actieve gebruikers, aantal bezoeken per maand of per dag, betrokkenheid, enz… Voor meer tips kan je deze 6 manieren om het succes van het intranet te meten lezen.

Wees er zeker van dat je deze cijfers kan meten door ingebouwde meetfunctionaliteiten binnen jouw intranet te gebruiken. Door deze gegevens zal je het succes van jouw intranet kunnen meten en te weten komen welke verbeteringen kunnen worden gedaan.

Tip: Involv heeft enkele interessante meetplatformen, bekijk deze zeker in jouw persoonlijke demo.

Conclusie

Een intranet is een prachtige tool om jouw interne communicatie en samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Start zeker met een goed bedacht plan. Een intranet bouwen is een gezamenlijke inspanning dus betrek zeker alle spelers vanaf het startschot. Als je dit niet doet is er een kans dat jouw intranetproject een stille dood zal sterven. Net zoals die marketingtool gelanceerd door mijn ex-baas!

(Photo by Randy Fath on Unsplash)